Les villes et les collectivités locales sont confrontées à de nombreux défis dans l’organisation, la planification et la cartographie des événements, tels que les contraintes budgétaires, la coordination de multiples parties prenantes, la garantie de la sécurité publique, la gestion de la logistique et des transports, la prise en compte des impacts environnementaux, l’accommodation des divers besoins de la communauté, et le maintien d’une communication efficace. L’équilibre entre ces facteurs tout en livrant des événements réussis est complexe et exigeant, nécessitant des outils spécialisés pour rationaliser le processus de gestion des événements.

Vos défis et nos solutions

Environnement complexe : Exécuter des événements dans des environnements complexes tels que des lieux physiques et des espaces publics nécessite agilité et précision lors de la planification de l’événement.

Sword Venue permet aux opérateurs d’événements de créer des plans d’événements précis au centimètre près. Il offre une grande variété de fonds de carte et permet aux opérateurs d’incorporer des plans d’infrastructure existants, ce qui est inestimable pour analyser diverses configurations d’événements.

Sécurité publique : Dans le processus de planification d’événements, anticiper les risques potentiels et mettre en œuvre des stratégies pour les atténuer est crucial.

La précision de Sword Venue permet aux opérateurs d’événements d’identifier les risques potentiels pour la sécurité publique, tels que les flux de foule et les zones à risque. Il permet également aux opérateurs d’inclure des notes et des notifications, garantissant que les tâches sont accomplies pour le jour de l’événement.

Coordination entre multiples parties prenantes : Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans le processus de planification, maintenir l’alignement tout au long du cycle de vie de l’événement est un défi majeur.

Sword Venue permet aux opérateurs de partager l’ensemble des plans ou des parties spécifiques avec toutes les parties prenantes, offrant une flexibilité inégalée en termes de permissions. Cela fournit une “source unique de vérité” permanente pour la planification des événements. De plus, les opérateurs peuvent partager des plans dans d’autres formats, tels que PDF.

Standardisation : Utiliser un outil de planification centralisé garantit la standardisation de votre planification, ce qui est essentiel pour maintenir et améliorer les événements. Cela permet également de gagner du temps, car il n’est pas nécessaire de réinventer la roue pour chaque événement.

Sword Venue permet aux opérateurs d’événements urbains de maintenir une bibliothèque centralisée de tous leurs événements et de créer des modèles pour les événements futurs.

Contraintes budgétaires : Gérer le budget est un obstacle important pour les opérateurs d’événements, surtout lorsqu’il s’agit d’infrastructures temporaires et de la coordination avec de nombreuses parties prenantes sur plusieurs événements tout au long de l’année.

Sword Venue permet aux opérateurs d’événements d’inclure des informations clés dans leurs plans, telles que les horaires d’installation/démontage et les coûts. Ces informations peuvent être exportées vers des feuilles de calcul Excel et des tableaux de bord, offrant un haut niveau de contrôle sur le budget de l’événement.

Impacts environnementaux : Minimiser les déchets et réduire l’empreinte carbone des événements est crucial pour les villes et les gouvernements locaux.

Sword Venue offre une gamme d’outils de prise de décision précieux pour planifier l’empreinte de votre événement. Ces outils incluent l’intégration potentielle de cartes spécifiques, telles que celles détaillant la densité de population, les zones protégées ou le contrôle du trafic. De plus, Sword Venue fournit des outils d’analyse de données robustes pour aider les opérateurs à optimiser efficacement l’allocation des ressources.

Que vous planifiez un événement sportif, corporatif, culturel ou tout autre type d’événement, Sword Venue offre l’expertise, la fiabilité et la créativité nécessaires pour faire de votre événement un succès retentissant. Avec notre engagement indéfectible en matière de réactivité, de disponibilité, de collaboration, de succès prouvé et d’innovation continue, choisir Sword Venue est la première étape pour garantir une expérience événementielle véritablement inoubliable.